lekgasoftเตรียม Requirement อย่างไรก่อนจ้างทำ Software อธิบายแนวทาง สิ่งที่ต้องพิจารณา และเช็กลิสต์สำหรับธุรกิจ โดยทีมพัฒนาระบบ lekgasoft โดยการวางระบบที่ประสบความสำเร็จต้องเริ่มจากการสำรวจ Workflow จริง และกำหนดตัวชี้วัดที่วัดผลได้ตั้งแต่ต้น
บริการรับพัฒนา Custom Software และ Web Application สำหรับองค์กร
ออกแบบระบบจาก Workflow จริง ลดงานซ้ำซ้อน ส่งมอบ Source Code พร้อมดูแลระยะยาว
ทำความเข้าใจ เขียน Requirement Software
ระบบที่พัฒนาเฉพาะควรเริ่มจากปัญหา ผู้ใช้งาน และกระบวนการทำงาน ไม่ใช่เริ่มจากรายการฟังก์ชันเพียงอย่างเดียว เพราะฟังก์ชันเดียวกันอาจมีเงื่อนไขและผลกระทบต่างกันในแต่ละองค์กร
บทความนี้ช่วยให้เจ้าของธุรกิจและผู้ดูแลโครงการเข้าใจเรื่อง เตรียม Requirement อย่างไรก่อนจ้างทำ Software เพื่อประเมินทางเลือก วางขอบเขต และลดความเสี่ยงก่อนนำระบบไปใช้งานจริง จุดเริ่มต้นที่ดีคือการเขียนสถานการณ์ปัจจุบันให้เห็นว่าใครทำอะไร ใช้ข้อมูลจากที่ใด เกิดปัญหาตรงไหน และต้องการวัดผลลัพธ์อย่างไร เมื่อข้อมูลเหล่านี้ชัด ทีมธุรกิจและทีมพัฒนาจะคุยเรื่องขอบเขตได้ตรงกันมากขึ้น
1. นิยามปัญหาและผลลัพธ์ที่ต้องการ
ประเด็นนี้ควรถูกพิจารณาจากกรณีใช้งานจริงขององค์กร ระบุผู้เกี่ยวข้อง ข้อมูลนำเข้า ผลลัพธ์ และเหตุการณ์ที่อาจไม่เป็นไปตามขั้นตอนปกติให้ครบ การใช้ตัวอย่างรายการจริงหรือจำลองสถานการณ์จะช่วยให้พบเงื่อนไขที่มักตกหล่นจากการประชุมทั่วไป
ควรกำหนดผู้รับผิดชอบและเกณฑ์ตรวจรับที่วัดได้ เช่น ข้อมูลต้องครบ สถานะต้องติดตามได้ หรือเวลาทำงานของผู้ใช้ต้องลดลงเท่าใด จากนั้นจึงจัดลำดับว่าอะไรจำเป็นสำหรับระยะแรก และอะไรสามารถพัฒนาต่อภายหลัง
2. ระบุผู้ใช้งานและ Workflow ปัจจุบัน
ประเด็นนี้ควรถูกพิจารณาจากกรณีใช้งานจริงขององค์กร ระบุผู้เกี่ยวข้อง ข้อมูลนำเข้า ผลลัพธ์ และเหตุการณ์ที่อาจไม่เป็นไปตามขั้นตอนปกติให้ครบ การใช้ตัวอย่างรายการจริงหรือจำลองสถานการณ์จะช่วยให้พบเงื่อนไขที่มักตกหล่นจากการประชุมทั่วไป
ควรกำหนดผู้รับผิดชอบและเกณฑ์ตรวจรับที่วัดได้ เช่น ข้อมูลต้องครบ สถานะต้องติดตามได้ หรือเวลาทำงานของผู้ใช้ต้องลดลงเท่าใด จากนั้นจึงจัดลำดับว่าอะไรจำเป็นสำหรับระยะแรก และอะไรสามารถพัฒนาต่อภายหลัง
3. จัดลำดับ Must-have และ Nice-to-have
ประเด็นนี้ควรถูกพิจารณาจากกรณีใช้งานจริงขององค์กร ระบุผู้เกี่ยวข้อง ข้อมูลนำเข้า ผลลัพธ์ และเหตุการณ์ที่อาจไม่เป็นไปตามขั้นตอนปกติให้ครบ การใช้ตัวอย่างรายการจริงหรือจำลองสถานการณ์จะช่วยให้พบเงื่อนไขที่มักตกหล่นจากการประชุมทั่วไป
ควรกำหนดผู้รับผิดชอบและเกณฑ์ตรวจรับที่วัดได้ เช่น ข้อมูลต้องครบ สถานะต้องติดตามได้ หรือเวลาทำงานของผู้ใช้ต้องลดลงเท่าใด จากนั้นจึงจัดลำดับว่าอะไรจำเป็นสำหรับระยะแรก และอะไรสามารถพัฒนาต่อภายหลัง
4. รวบรวมตัวอย่างข้อมูลและเงื่อนไขสำคัญ
ประเด็นนี้ควรถูกพิจารณาจากกรณีใช้งานจริงขององค์กร ระบุผู้เกี่ยวข้อง ข้อมูลนำเข้า ผลลัพธ์ และเหตุการณ์ที่อาจไม่เป็นไปตามขั้นตอนปกติให้ครบ การใช้ตัวอย่างรายการจริงหรือจำลองสถานการณ์จะช่วยให้พบเงื่อนไขที่มักตกหล่นจากการประชุมทั่วไป
ควรกำหนดผู้รับผิดชอบและเกณฑ์ตรวจรับที่วัดได้ เช่น ข้อมูลต้องครบ สถานะต้องติดตามได้ หรือเวลาทำงานของผู้ใช้ต้องลดลงเท่าใด จากนั้นจึงจัดลำดับว่าอะไรจำเป็นสำหรับระยะแรก และอะไรสามารถพัฒนาต่อภายหลัง
แนวทางนำไปใช้กับธุรกิจ
- บันทึกปัญหาปัจจุบัน: ใช้ตัวอย่างจากงานจริง ระบุความถี่ เวลา และผลกระทบของปัญหา
- กำหนดเจ้าของกระบวนการ: ให้ผู้ที่เข้าใจงานและมีอำนาจตัดสินใจร่วมยืนยัน Requirement
- เลือกขอบเขตระยะแรก: เริ่มจากส่วนที่สร้างผลลัพธ์ชัดและสามารถทดสอบกับผู้ใช้กลุ่มเล็กได้
- ทดสอบด้วยสถานการณ์จริง: ครอบคลุมทั้งกรณีปกติ การแก้ไขย้อนหลัง และเหตุการณ์ผิดพลาด
- วัดผลและปรับปรุง: เก็บ Feedback หลังใช้งานและวางรอบพัฒนาต่ออย่างมีลำดับ
ข้อควรระวัง
อย่าตัดสินใจจากราคาเริ่มต้นเพียงตัวเลขเดียว ควรเทียบขอบเขต สิ่งส่งมอบ การเชื่อมระบบ ความปลอดภัย และบริการหลังเปิดใช้งานร่วมกัน
นอกจากนี้ควรระบุเรื่องสิทธิ์เข้าถึง การสำรองข้อมูล การส่งมอบ และผู้ดูแลหลังเปิดใช้งานตั้งแต่ต้น เพราะประเด็นเหล่านี้ส่งผลต่อความต่อเนื่องของระบบพอ ๆ กับตัวฟังก์ชัน
สรุป
เป้าหมายคือได้ขอบเขตระบบที่ตรวจสอบได้ ลดงานซ้ำ และสามารถดูแลต่อเมื่อธุรกิจเปลี่ยนแปลง สำหรับหัวข้อ เตรียม Requirement อย่างไรก่อนจ้างทำ Software ควรเริ่มจากการสำรวจข้อมูลจริงและพูดคุยกับผู้ใช้งานก่อนสรุป Solution เพื่อให้การลงทุนตอบโจทย์ปัญหาของธุรกิจและรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต